メルトピア

経営基盤を強化するIT戦略

三菱電機メルトピア。様々な事例がご覧いただけます。

  • 巻頭特集

  • 経営基盤を強化するIT戦略
  • 2011年 10月号(No.170)
  • 業務プロセスの可視化と組織目標の達成を支援する
    BPMの基礎知識

競争力向上や環境変化への対応、ガバナンスの向上などが重要な経営課題に掲げられる現在、多くの企業が業務プロセスの可視化を重要視しています。そこで、ポイントとされているのがBPM(Business Process Management)と呼ばれるマネジメントの概念です。BPMとは、企業にどのような価値を提供するものなのでしょうか。今回は、組織目標の達成という観点から、BPMの基礎知識を整理してみましょう。

BPMとは、ビジネスに貢献する仕組みと
仕掛け作りのアプローチ

 日本BPM協会では、BPMを「組織活動のパフォーマンス・変化対応力・ガバナンスの向上に向けて、ビジネス・プロセスの可視化・実行・改善サイクルを、人・組織とITにより迅速に実現する新しいマネジメントの考え方・領域」と定義しています。
 今回エキスパートインタビューにご登場いただいた松井保憲氏は、企業におけるBPMとは「ビジネスに貢献する仕組みと仕掛けを作るためのアプローチである」と指摘しています。ここでいう“ビジネスに貢献する”とは、「ビジネス」「事業とIT」「業務システム」が一貫性と連動性を持っていることを意味しています。仕組みとはどういうシステム構造にするのか、ビジネスを実行する形態(組織)に合ったものが要求され、仕掛けとはどうやって動くシステム機能にするのか、実際のビジネス活動を表すものであることが要求されます。これらを整理すると、BPMは次の4点を実践するための方針、コンセプト、進め方、方策、技法などの全体を指し、システム(IT)があるからビジネスがあるのではなく、ビジネスがあってシステムはそれを実現するためのツールです。
ビジネスの形態を写像したシステム構造
ビジネスの実相を表現できるシステム機能
ビジネスの今を組み上げるシステム構築
ビジネスを実感するシステム操作

 これらを実践するには、要求定義から要件定義、実装に至る一貫性を実現することが必要になります。

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顧客接点プロセスが
BPMの適用対象

 BPM実装のターゲットは、業務システムにおいて自動化が困難で、人が介在することの多い顧客接点プロセスとサポートプロセスにあります。ここでいう“顧客”とは、カスタマー、サプライヤー、経営者、従業員のことを指し、次のような領域に適用しやすいと言われています(5ページの図参照)。

カスタマー接点プロセス
 ・ セールス管理(案件/活動/見積/受注/販売契約)
 ・ サービス管理(オーダー/実績/リソース/設備ベース/契約/請求)
サプライヤー接点プロセス
 ・ 購買管理(見積依頼/契約/発注/見積回答/注文書/請求書)
経営者接点プロセス
 ・ 経営管理(事業計画/需給計画/管理情報/経営分析)
従業員接点プロセス
 ・ 人材管理(採用/人事評価/給与/福利厚生/教育・研修/サービスデスク)
サポートプロセス
 ・ サプライチェーン管理(設備保全/倉庫/物流/品質/環境/輸出入/プロジェクト)

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BPM推進の大きなカギとなる
従来のコンセプトを転換したプロセス設計

 従来の業務システムはデータベースアプリケーションの考え方が主流であり、データの登録・検索・一覧表示を重視する傾向にありました。つまり、プロセスという概念に乏しかったと言えます。BPMの導入においては、従来のシステム作りのコンセプトを転換して臨む必要があります。従来の考え方と大きく異なるのは、次の3点です。
画面やデータではなく業務プロセスからシステム考える
開発を目的化するのではなくオペレーションをしてこそ、システムの価値が向上する
個人が画面に向かってデータを入力し、帳票を出力するだけではなく、情報共有の場で仕事をする


 BPM導入のカギを握るのは、プロセスの構造・機能を定義する“プロセス設計”だといって過言ではありません。そこで改めて、プロセスとは何かを考えながら、実際に行うべき作業を探ってみましょう。
 プロセスには時間軸があり、始点と終点があります。そして、この間に活動や業務処理を表す“アクティビティ”がいくつか存在し、基本構造を形作っています。プロセス設計ではまず、これら始点、終点、アクティビティがどんなものであるかを定義していきます。
 ここで注意すべき点が、アクティビティをどのくらいの大きさで括るかという抽象度と粒度の設定です。抽象度と粒度を見極めるためには、実際の業務プロセスを分解して階層化。属人的であいまいにならないレベルを見つけ、設定していく必要があります。
 こうして始点と終点、アクティビティを定義していくと、プロセス全体が意思決定の連鎖であることが明らかになります。つまり、何かしてほしいという依頼を受け付け、依頼内容に対する回答を用意することがプロセス、プロセス内の1つひとつの回答を作ること(意思決定)がアクティビティという、2段プロセスになっています。プロセス設計では、この2段プロセスと参照情報を明確にし、どのような依頼に対してどのような意思決定をすればよいかを書き出していくことになります。具体的には、確定データと参照情報はアクティビティごとに定義します。さらにパフォーマンスなどの評価指標も設定していきます。

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ライフサイクルに応じて
BPMSの機能を使い分ける

 現在、BPMS(Business Process Management Suite)と呼ばれるITツール製品が数多く登場し、BPMの導入を推進する企業にとって、有効な選択肢となっています。各製品が備えている基本的な機能は、次のようなものです。

BPM実行エンジン/プロセスモデラー/シミュレーション機能/組織モデラー/ワークフロー機能/ビジネスルール管理/ソフトウェア開発/システム連携機能/プロセスモニタリング機能

 BPMSを導入した企業は、これらの機能を、BPMのライフサイクルに応じて活用していくことになります。BPMには次のようなライフサイクルがあります。

(1)プロセスを作る/(2)プロセスを動かす/(3)プロセスを制御する/(4)プロセスを維持する/(5)プロセスを監視する/(6)プロセスを改善する

 例えば(1)では、プロセスモデラーや組織モデラーを使って設計します。また、これらを動かす(2)ではBPM実行エンジン、制御する(3)ではワークフロー機能を使います。ツールにない必要機能はソフトウェア開発機能を使って開発します。
 プロセス全体のオペレーションでは業務ルール管理とシステム連携機能を、監視する(5)ではプロセスモニタリング機能を使います。この監視結果から改善策を引き出し、シミュレーション機能で確認したうえで改善プロセスを再設計することが、一連の流れです。
 こうしたBPMSの活用では、最初から完成した形を目指すのではなく、まずプロセスを動かしてみることが重要です。動かすことで、自分たちの業務の動きが見えてくるほか、改善の芽も出てきます。そこから発展させていくことが、現実的なアプローチだと言えるでしょう。

※本記事は、エキスパートインタビュー(4〜5ページ)にご登場いただいた松井保憲氏への取材内容をベースに構成しました。

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説明図

ビジネスプロセスマネジメントとは
出典:日本BPM協会

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