メルトピア

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  • 2012年 10月号(No.180)
  • 人事総務部門様向け情報 Vol.3
  • 効率的な情報共有を実現する文書の保存・管理のポイント

メルちゃん

オフィスの目覚ましいIT化の進展により、大幅な削減が期待されていた紙の書類。ところが実際には、閲覧性の高さや可搬性に優れている点、すぐにメモを書き込めるなどといった手軽さから、紙の書類はなかなか減ることがありません。そこで今回は、文書の保存や管理について改めて見直してみましょう。

効率的な文書保存・管理のポイントとは

文書を保存する目的には、「法的な義務」のほかに、「社内での情報の共有」があります。保存する際には、必要な時にすぐ取り出せるように、整理して管理することが必要です。では、文書の保存や管理のポイントを確認してみましょう。

(1)書類の分類

まず書類を、「法令で保存が定められているもの」「必ず使うもの」「念のため」「廃棄」の4つに分類します。書類の整理は「廃棄」が基本とも言われており、「念のため」を増やし過ぎないことが大切です。

(2)ファイリング

オフィスにおける書類は、企画書、契約書など、その多くがA4サイズであるため、ファイルや棚、またボックスなどのサイズも、すべてA4に合わせて用意するところが多いようです。また書類は、後の廃棄判断のためにも発行年月に分けて綴じるようにしましょう。

(3)ナンバリング

棚に並べた時に一目瞭然となるよう、背表紙には書類の発行年月順にナンバリングしていきます。さらに年度ごとに、ラベルなどで色分けしておくと、取り出した時も戻しやすくなります。また、保存年限と廃棄予定年月まで明記しておくのがおすすめです。

文書管理イラスト(4)保管と保存

さらに「保管」と「保存」に分けます。
保管:よく使うもの。具体的には、今年度・前年度の文書や常用のファイル。オフィスで管理します。
保存:あまり使わないもの。具体的には、前々年度以前の文書。
   文書庫などで管理します。
ファイルは年度ごとに、保管から保存への置き換えや、保存から廃棄などへの見直しを行います。

(5)廃棄

廃棄予定年月に達したファイルは、念のため担当課に確認をとり、廃棄します。廃棄の際には情報漏洩の防止に注意し、業者に委託する場合にも立ち会うなど配慮しましょう。

法令で保存が定められている文書の種類と保存年限

次に、法令で保存年限が定められている文書について、主なものを確認してみましょう。

10年保存:[商法・会社法] 商業帳簿、貸借対照表のほか、株主総会、取締役会等の議事録など
7年保存 :[法人税法] 法人税申告書、請求書、源泉徴収票など
5年保存 :[医師法・所得税法] 健康診断個人票、給与所得者の扶養控除申告書など
3年保存 :[労働基準法] 労働協定書、労働者名簿ほか、賃金その他の労働関係についての重要な書類など

このような書類は、まず義務期間まで保存した後、1年に1度点検したうえで、引き続き保存するものと廃棄するものとに分けていくのが理想的です。
今後も当面、紙の文書管理は必要な業務となるでしょう。しかし、それと並行して紙の書類自体を減らしていくことができれば、業務の負担も徐々に軽減されていくはずです。
そこでおすすめするのが、株式会社三菱電機ビジネスシステム(MB)の電子帳票システム「e-image(イー・イメージ)」です。これは基幹システムから出力される帳票を電子化して、印刷イメージのまま保存できるシステムです。保存された帳票はすべて画面にて表示・検索が可能なため、必要な文書をすぐに探し出せるというメリットもあり、オフィスのペーパーレスやコスト削減になるのはもちろん、作業の効率化にも貢献します。
また帳票データをExcel等のOAソフトで取り込める、CSVファイル形式で出力することにより、OAソフト上で自由に加工が行え、データの有効活用が可能となります。さらにデータをCDやDVDにバックアップしておけば、万一災害時にコンピュータが破損しても、バックアップデータから印刷することができ、BCP対策にも大変効果的です。

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