メルトピア

経営基盤を強化するIT戦略

三菱電機メルトピア。様々な事例がご覧いただけます。

  • Product Report

  • プロダクトレポート
  • 2013年 7月号(No.188)
  • 人事総務部門様向け情報 Vol.10
  • 残業時間を削減するためのポイントと
    人事・総務部門の業務を大幅に効率化する「ALIVE TA」

画像:ロゴ
メルちゃん

「残業時間の管理が難しい」「残業時間を減らしたい」など、「残業」については、多くの企業が課題として認識しているのではないでしょうか?「ノー残業デーを設定し、初めのうちは取り組んだものの、いつのまにかなくなってしまって……」というようなこともよく耳にします。
今回は、「残業時間」が長くなる背景や、管理・削減のポイントなどについてご紹介します。

残業時間を削減するために必要な管理
●残業時間が生まれる背景

残業時間が生まれる背景には、以下の理由があります。社員が自分の判断で残業していないか確認しましょう。
・「人が多く騒がしい定時には業務に集中できない」「残業でやればいい」などの、意識的に帰ろうとしない残業
・「スケジュール管理ができていない」「仕事を先延ばしにしてしまいがち」などの、成り行きまかせの残業
・「まわりが残っているから自分も残る」「上司より先には帰りにくい」などの、つきあい残業
本来残業とは、「会社の命令」によって行われるものですが、日々の業務の進行状況を上司が把握できず、残業をするか否かの判断を従業員自身に任せているというのが現状ではないでしょうか。
そのため、「管理されていない残業」が生まれてしまいます。管理されていないために、実は明日でもいい仕事を今日しなければいけないと考えて残業になったり、仕事後の予定までの時間調整のために残っていることも考えられます。
 

●残業時間を管理し、削減するには
・具体的な原因を知りましょう。
残業が慢性化している現場では、まず「残業時間が長くなっている具体的な原因を知ること」が必要です。そのためには、残業を行う理由を従業員に申告させ、その1つひとつに対策を練っていかなくてはなりません。
たとえば申告によって、どうしても時間外でやらなければならない業務はないとわかった場合には、定時内で業務を終わらせる指導が必要になります。またそうではなく、1人の従業員に対する業務量が多いということであれば、業務を他の従業員と分散させたり、外注したりするという対処も必要です。
やみくもに「残業を減らせ」というだけでなく、減らすための管理をしていくことが大切です。
・ 残業に対する意識改革を
残業時間を削減するための、きっかけづくりの例として「ノー残業デー」があります。特定の曜日を決め、その日はよほどの理由がないかぎり、残業をしてはならないという日です。
「残業」は会社の指示で行うという意識に立ち返り「残業してもいい」という空気を作らないようにしていくことで、社内全体の意識改革を図っていくことが理想ではないでしょうか。

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システム連携により人事総務部門の業務を大幅に削減

残業時間の管理だけでなく、残業の命令・申請時間と実残業時間の差異管理などの業務をシステム上で行う企業が増えてきました。株式会社三菱電機ビジネスシステム(MB)の「就業システムALIVE TA」は就業入力から給与計算システムとの連携、給与・賞与明細書の電子配付により、人事・総務部門の業務を大幅に効率化しコスト削減を図ります。
また、時間外・休日出勤をはじめ、直行・直帰・出張、遅刻・早退・欠勤、休暇、振替などの命令・申請、承認が行える機能を装備。もちろん改正労基法に対応し、36協定に沿った時間管理で労務管理を強力にサポートします。

入力・承認画面

ALIVE TAの就業申請入力・承認画面

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