メルトピア

経営基盤を強化するIT戦略

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  • プロダクトレポート
  • 2013年 8・9月号(No.189)
  • 人事総務部門様向け情報Vol.11
  • 夏季休暇をはじめとする多様な休暇取得を
    スムーズに管理する就業システム「ALIVE TA」

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メルちゃん

8月に入り夏季休暇の季節がやってきました。かつて夏季休暇といえば、旧暦のお盆期間にまとまって休むことが多かったのですが、近年では、決められた日数を各自で申請して一定期間内にそれぞれ取得することが増えています。取引先と同時に夏季休暇を取るということも少なくなっている昨今、自社または個人の休暇中にも問題が生じないよう事前に十分な準備が必要です。今回は、夏季休暇前に必要な準備などについてご紹介します。

夏期休暇前に必要な準備とチェックポイント 
夏季休暇前には以下の準備が必要になります。

・休暇日程の連絡
 一斉休暇の場合:取引先に、休暇日程を連絡しておく。
 個別休暇の場合:取引先に、休暇日程とともに休暇中の代理担当者を連絡しておく。
・スケジュール調整
 一斉休暇の場合:休暇前に事務処理や支払いなどが済ませられるよう、他部署や取引先に依頼するなど、スケジュールを調整する。
 個別休暇の場合:休暇予定表を作成し、誰がいつ休み、誰がフォローするのかなどを調整しておく。
・緊急連絡網の作成
 万が一の緊急事態を想定し、休暇中にも連絡が取れるよう、連絡先を確認しておく。

・データ管理
 大切なデータなどをバックアップしておく。
・休暇直前チェック
 一斉休暇はもちろん個別休暇の場合でも、社内には人が少なくなることもあります。安全管理のために、休暇直前には次のことをチェックしましょう。
 □現金や手形などの貴重品、重要書類はきちんと保管されているか
 □施錠はできているか
 □警備システムは動いているか
 □ガスの元栓、タバコの吸い殻など火の元は確認したか
 □コピー機、パソコンはもちろん、給湯器などの電源は切れているか
 □留守番電話の設定はしたか
 □観葉植物に水は与えたか など
 チェック項目は企業によって異なりますので、あらかじめチェックリストを作成しておくことをおすすめします。

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有給休暇取得の参考例
企業によっては、夏季休暇という形を特に定めず、有給休暇を各自で取得するという形をとっているところもあります。しかし、毎日続く業務の中で、誰もが有給休暇を申請して取得できる体制をつくるのは難しいという企業も多いのではないでしょうか。有給休暇をうまく取得できるよう工夫している例をご紹介します。
●プロジェクト休暇
プロジェクトごとに業務が進行する特性を活かし、業務が一段落するタイミングを見はからって休暇を取得するというもの。業務計画に休暇予定をあらかじめ組み込んで周知させ、休暇中には互いがフォローする仕組みです。
フォローするための打ち合わせでコミュニケーションが活性化するとともに、他人の仕事をフォローすることで経験値もアップするなどの効果も期待できます。
●個人別・有給5日連続取得制度
職場ごとに、メンバー全員が年間ベースで5日連続休暇を取得することを前提とした業務計画を作り、それに合わせて業務を調整するというもの。「休暇は必ず取るもの」だという意識が定着し、予定どおりに休暇が取得できるよう、業務の分担や互いのフォローなど、どう工夫して仕事を進めるかを考えて実行するという習慣がつきます。
社員全員が有給休暇をきちんと取得できる体制を構築するのは、簡単なことではありません。実現のためには、各企業の業務の形に合った仕組みを考えていく必要があります。
株式会社三菱電機ビジネスシステム(MB)の就業システム「ALIVE TA」は、勤怠の時間管理と合わせ夏季休暇をはじめとする多様な休暇取得をスムーズに管理します。日々の勤怠入力をもとに、改正労基法や36協定遵守、さらに安全衛生法にも対応。時代に即した労務管理をサポートし、総務部門の業務を大幅に軽減します。


就業入力画面

ALIVE TAの就業入力画面

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