メルトピア

経営基盤を強化するIT戦略

三菱電機メルトピア。様々な事例がご覧いただけます。

  • カスタマーリポート

  • 導入事例
  • 2017年 4月号(No.225)
  • 三菱UFJファクター株式会社
  • スマートeミーティング(ペーパーレス会議サービス)
  • 社内外の様々な会議のペーパーレス化で
    会議準備の負荷を軽減するとともに
    資料の充実化とセキュリティー強化を実現

三菱UFJフィナンシャル・グループの一員として、与信管理や代金回収などの商流ビジネスを手がける三菱UFJファクター株式会社。役員も出席する各種委員会、定例会議、取引先との打合せなどで膨大な紙の資料を扱う同社は、会議準備の負荷軽減などを目的に三菱電機インフォメーションネットワーク株式会社(MIND)の「スマートeミーティング」を導入してペーパーレス化を実現。タブレット端末(iPad)を使って、会議参加者が画面を共有する会議体制に移行しました。その結果、課題解決とともに、会議資料の充実化、社員の意識改革などで効果が現れています。

三菱UFJファクター株式会社

与信管理や代金回収などの商流ビジネスを手がける三菱UFJファクター株式会社

人物写真

管理本部 システム部
副部長

秦 嘉宏

人物写真

管理本部 システム部
ファクタリング営業本部
ファクタリング営業企画部
上席調査役
橋 成和

人物写真

一括決済業務本部
でんさい一括業務部
主任
田口 麻衣子

人物写真

管理本部
与信企画部
主任
祝部 泰伸

膨大な量の資料を用意する
会議準備の負荷軽減が課題に

 三菱UFJファクターは、1972年に日本初の本格的ファクター会社として創業しました。現在は、世界屈指の総合金融グループである三菱UFJフィナンシャル・グループの総合力を背景に企業の売上債権を管理する「ファクタリング」、企業に代わって販売代金を回収する「代金回収」、企業間の手形取引の代わりに一括して支払いを行う「一括ファクタリング」の3事業を柱に、お客様の商流ビジネスを支えています。
 「お客様に選ばれる、商流・決済ビジネスのベストパートナー」を目指す同社は、2015年2月にMINDのペーパーレス会議システム「スマートeミーティング」を導入し、2016年2月には東京本社に展開しました。その背景には、膨大な紙の資料を扱う業務にありました。管理本部 システム部 副部長の秦嘉宏氏は次のように語ります。
 「当社の場合、役員も出席する各種委員会や、各部の定例会議等、定例の会議・打合せだけでも月間60件程度が開催され、そこでは紙の資料やレジュメが配布されます。また、システム開発における設計書レビュー等では数十枚の資料を20人に製本・配布するケースもあり、資料の差替え等も起きるなど、主催者には負担がかかっていました」

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ワンストップで提供できる体制と
インフラ構築の実績を評価

 三菱UFJファクターは、複数のソリューションを比較する中から、タブレット端末を使ってペーパーレス化を実現するMINDの「スマートeミーティング」の導入を決定しました。その理由を管理本部 システム部 ファクタリング営業本部 ファクタリング営業企画部 上席調査役の橋成和氏は次のように語ります。
 「ペーパーレス化とCO2削減の目的を、シンプルかつ高コストパフォーマンスで実現するシステムの完成度の高さと、ネットワークの設計・構築まで含めて任せられるMINDの総合力、当社のインフラ構築での実績を評価しました。ペーパーレス会議では、無線LANの設定やネットワークのセキュリティーが重要になります。システム構築と、タブレット端末の導入、ネットワークの設定を、異なるベンダーに依頼すると、作業がスムーズに進みません。ワンストップで任せられる安心感を考慮してMINDを選定しました」
 ペーパーレス会議システムの導入は、段階制を取り、3つのステップに分けて進められました。2015年2月の第1ステップでは、サーバー代わりの一般用PCと、モバイル用の無線ルーターによる最小限のシステム構成とし、ペーパーレス会議専用のiPadを15台導入。まずは主管の管理本部と、ITリテラシーの高い一部の部門のユーザーでパイロット運用を開始しました。
 ここでの実績とノウハウを踏まえた第2ステップでは、ペーパーレス会議専用のサーバーを導入し、さらに東京本社内に無線LAN環境を構築。会議専用のiPadを合計35台としました。現在進められている第3ステップでは、名古屋と大阪の支社にも導入し、全社でのペーパーレス化を実現する予定です。
 導入のポイントは、第1ステップのパイロット運用でした。秦氏は「導入前のデモやプレゼンでも概要は把握できるものの、詳細な使い勝手までは分かりません。スモールスタートとした第1ステップでペーパーレス会議システムの効果を実感できたので、安心して全社展開に踏み切ることができました」と語ります。
 一方で、課題となったのが、ペーパーレス会議システムの周知徹底と操作教育でした。特に東京本社に展開した第2ステップでは、紙の資料を用いた会議に慣れ親しんだ社員が多かったことから、定着には工夫が必要でした。
 「東京本社への展開時は、まず全社のPC管理者と部門の取りまとめ担当者、若手社員を中心にセミナーを実施して、部内に拡大していくように呼びかけました。そのうえで、経営層への操作教育を重点的に実施して、トップが率先して使うことによって全体に定着していくように図りました」(橋氏)

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委員会をはじめ、各種会議や
ミーティング、勉強会でも利用

 三菱UFJファクターでは現在、ペーパーレス会議システムを以下(図参照)の手順で運用しています。まず、会議の主催者(会議を呼びかけた担当者)が、自席のPCで開催する会議を登録。それに合わせて配布資料をPDF化してペーパーレス会議サーバーに登録します。会議参加者は、社内の専用キャビネットに保管されている会議専用のiPadを取り出して会議室などに移動。無線LAN経由で会議システムにシングルサインオンでログインして資料を参照します。PDF化された資料には、参加者がペイント機能でフリーハンドの線や文字を書き込んだり、テキスト入力機能で簡単なメモを追加したりすることができます。メモを書き込んだ資料は、再びペーパーレス会議サーバーにアップロードして、後から参照することも可能です。会議が終わったら、使ったiPadを元のキャビネットに戻して終了という流れです。
 iPad本体にデータを保存しないため、iPadが故障した場合でも、資料ファイルが失われることはありません。また、万が一紛失・盗難にあった場合でも、情報が漏えいするといったセキュリティー上の懸念はありません。
 導入したペーパーレス会議システムは現在、月次で実施する各種委員会はもちろんのこと、各部内で立ち上がっているプロジェクトチームの定例進捗会議や一般的なミーティング、勉強会など各所で利用されています。

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A3サイズの資料も十分に確認可能
会議がよりスムーズに

 その一例が、外部ベンダーとの仕様決定の打合せです。今回、三菱UFJファクターが2016年4月に三菱東京UFJ銀行と共に開始した「でんさい一括ファクタリング(でん括)」のシステム開発において、ペーパーレス会議システムを活用しました。でん括とは、全国銀行協会が設立した電子債権記録機関(でんさいネット)が採用している汎用的な支払手段に、三菱UFJファクターの一括ファクタリングサービスを組み合わせた金融商品です。
 でん括の要件を定義するベンダーとの打合せでは、事前にベンダーからメールで受け取った資料データをA3サイズの紙に印刷していました。打合せは最盛期では週に3回開催され、1回2時間程度行われます。資料は1回の打合せで何十枚にもわたります。資料には細かい仕様が記載されており、注意して印刷しなければ肝心な箇所が見えなくなることもあるといいます。一括決済業務本部 でんさい一括業務部 主任の田口麻衣子氏は、ベンダーとの打合せを振り返り、次のように語ります。
 「打合せで印刷ミスが発覚した場合、その部分の議論は後回しになることも多く、ストレスを感じることもありました。そんな時にペーパーレス会議システムを導入したことを知り、すぐに利用することにしました。実際に使ってみると、A3サイズの資料でも画面を簡単に拡大できるので、細かい部分も見えにくいことはありません。また、ベンダーから送られてきたデータをそのまま使えるため、印刷をする必要がなくなりました。ベンダーも直前まで資料の作成に専念ができるので、資料の完成度も上がっています」

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ペーパーレス会議サービスの利用イメージ

ペーパーレス会議サービスの利用イメージ

シンプルで分かりやすい
資料作成を実現

 もうひとつの活用例は、若手社員を対象とした勉強会です。企業の与信管理を担当する管理本部の与信企画部では、若手社員向けにマクロ経済の動向や産業動向などの勉強会を開催し、スキルアップを図っています。従来、この勉強会の資料をモノクロで印刷して配布していました。複数の項目があるグラフをExcelで作成して印刷すると、項目が分かりづらく、資料作りで苦労していたといいます。
 管理本部 与信企画部 主任の祝部泰伸氏は「Excelで工夫してもモノクロ印刷では系列を●、△、□などで表示したり、線を2重線や点線にしたりするのが精一杯です。そこで、ペーパーレス会議システムの活用を思い立ちました。iPadならカラー表示ができるので、グラフの作り込みもシンプルにでき、分かりやすい資料を勉強会の直前まで作ることができます。勉強会では、作成したカラーの資料を共有するだけでなく、画面をプロジェクターに映して説明することができるので会議への集中度は確実に高まり、説明する私たちや勉強会に参加する若手社員たちも効果的に勉強会を進めることができます」と語ります。

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会議のペーパーレス化に順次移行
導入半年で月間約8,000枚を削減

 ペーパーレス会議システムの導入により、三菱UFJファクターにおける会議のあり方だけでなく、会議主催者、会議参加者の意識も大きく変わりました。東京本社への展開から半年が経った現在、月間で延べ500名程度、1人あたり1回以上はペーパーレス会議に参加している計算になります。
 「実際のカウントでは月間で8,000枚近くの紙の印刷が削減できました。今後ペーパーレス会議システムが全社に浸透し、活用が拡大していけばさらなる削減効果が期待できます」(橋氏)
 また、役員の参加する各種会議や委員会等もペーパーレス化に移行しつつあり、今後は資料作成の負荷軽減が進む見込みです。
 「ペーパーレス化は結果として、事務局や会議主催者が資料を印刷する手間が省けるようになるので、印刷や書類整理の作業の時間分を別の業務に振り分けるといったメリットも生まれます」(秦氏)

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全社に展開し
テレビ会議システムとの連動も

 今後、ペーパーレス会議システムの導入が第3ステップまで進めば、拠点間でもペーパーレス会議が実現する見込みで、全社でのペーパーレス化が加速されます。また、本社と支社間で共通の資料をiPadで見ながらテレビ会議ができるようになり、拠点間の会議がさらにスムーズになることが期待できます。今後、ペーパーレス会議システム専用iPadの追加導入や情報系システムで利用しているiPadを会議に利用できるようにすることも構想中で、「いずれは紙の会議がなくなることが理想です。そのためMINDには、引き続き様々な提案を期待しています」と秦氏は展望を語ります。
 三菱UFJファクターは永年の業歴で蓄積した高度なノウハウと信頼で、これからもお客様のニーズに的確に応えていきます。

※でん括は三菱UFJファクター株式会社の、でんさいは株式会社全銀電子債権ネットワークの、スマートeミーティングは三菱電機インフォメーションネットワーク株式会社の、iPadはApple Inc.の、ExcelはMicrosoft Corporationの登録商標です。

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システム構成イメージ

■システム構成イメージ

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