メルトピア

経営基盤を強化するIT戦略

三菱電機メルトピア。様々な事例がご覧いただけます。

  • カスタマーリポート

  • 導入事例
  • 2017年 6月号(No.227)
  • 株式会社 東急ハンズ
  • 社会保険労務システムARDIO「e-Gov 一括電子申請システム」導入事例
  • パッケージソフトの選定により
    法改正時における正確かつ迅速な対応を
    実現するとともに業務負荷削減を実現

住まいと住生活・手づくり関連の製品・道具・工具・素材・部品の総合専門小売業の株式会社東急ハンズ。「ここは、ヒント・マーケット。」をブランドスローガンに、お客様一人ひとりのライフスタイル実現のお手伝いとして、幅広い分野で多種多様な商品を取り揃え、「モノ」とその先にある“ヒント”を提供しています。同社は、雇用保険関係手続き等を電子申請するにあたり、株式会社三菱電機ビジネスシステム(MB)のパッケージソフト、社会保険労務システムARDIOの「e-Gov 一括電子申請システム」を導入し、法改正へ正確かつ迅速な対応を実現するとともに、業務負荷を削減しました。

株式会社 東急ハンズ

幅広い分野の商品を取り揃えて、お客様のライフスタイル実現をサポートする東急ハンズ

人物写真

オムニチャネル推進部
オムニチャネルテクノロジー課
課長
田木 清太

人物写真

総務部 勤労課
主任
伊沢 麻由

人物写真

総務部 勤労課
橋本 直子

業務効率化と生産性向上をめざし
電子申請システムの導入を再検討

 日本のDIYカルチャーの先駆けであり、2016年に創業40年を迎えた東急ハンズ。同社は、専門店としてこだわり感や上質感を求めるお客様へ向けた提案型ライフスタイルショップ「ハンズ ビー」、新しいコミュニティーを築く場所として、飲食の提供やワークショップなどを開催し、ハンズならではの特別な時間の過ごし方を提案する「ハンズカフェ」の運営も行っています。また、実店舗だけでなく、「東急ハンズネットストア」をはじめとしたEC事業、さらに実店舗とオンラインストアの融合などにも積極的に取り組んでいます。
 同社は、新規店舗のオープンが相次ぎ、契約社員やアルバイトの採用も増加傾向にあり、勤労課の業務負荷は増大していました。そのため、雇用保険関係手続きをはじめ、あらゆる面から業務効率化への取り組みは急務となっていました。そこで、検討されたのが、電子申請です。電子申請の仕組みを利用すれば、インターネット経由で会社にいながらいつでも申請することができ、申請数の多い、「離職票の交付を伴う雇用保険被保険者資格喪失届」や「雇用保険被保険者資格取得届」はもちろん、今後、申請数が増加すると予測される「高年齢雇用継続基本給付」や「雇用保険育児休業給付」の申請などの業務効率や生産性向上が可能となります。
 同社では、以前総務部からの要望で「e-Gov 電子申請システム」の導入を検討したことがありました。しかし、当時はまだ電子申請が本格的に普及しておらず、導入コストや効果について詰め切れなかったために導入を見送った経緯がありました。
 オムニチャネル推進部 オムニチャネルテクノロジー課 課長の田木清太氏は、「ITソリューション事業を手がける子会社においても契約社員の積極的な登用が見込まれることから、電子申請の活用範囲は広く、投資効率を高めることができると考えました。当社は、2014年7月に本社を東京都渋谷区から東京都新宿区に移転したことで、管轄のハローワークが変わり、アクセス環境が不便になったことも電子申請を再検討するきっかけとなりました」と当時を振り返ります。
 ハローワークにおいても電子申請利用促進のための措置を打ち出し、積極的な姿勢が見られるようになってきたことで、今後さらなる普及が進み、より利便性が高まる可能性が高いと判断し、導入を決断しました。

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豊富な導入実績を持つ自社開発の
パッケージソフトと対応の姿勢を評価

 当初は申請システムを自社開発することも検討しましたが、法改正への正確かつ迅速な対応、そしてそれにかかるコストや人的なリソースを考えると、自社開発にこだわるメリットは少ないと判断し、パッケージソフトを選定する方針としました。
 既存の給与管理システムがあるため、電子申請に特化した機能として導入できる点も選定のポイントとしました。
 田木氏は「MBのARDIOは社会保険労務システムとして導入実績が豊富で、幅広い業務をサポートしているパッケージソフトのため、拡張性も高いと考えました。その電子申請システムもMBが自社開発しており、柔軟な対応が期待できます。さらに、当社ではクラウド環境でシステムを運用することを基本コンセプトとしており、クラウド環境への対応に関して積極的な対応姿勢を示してくれたことが決め手になりました」と語ります。
 「実際、導入してから1年ほどしか経過していませんが、パッチ対応も含めて数回のバージョンアップがあり、パッケージソフトを選んだことは正解でした」と田木氏は話します。

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年間のべ約1000人分の
雇用保険に関する申請に活用

 現在、「離職票の交付を伴う雇用保険被保険者資格喪失届」と「雇用保険被保険者資格取得届」の手続きに関して、「e-Gov 一括電子申請システム」を利用しています。
 総務部 勤労課 主任の伊沢麻由氏は、「当社では国内に約50の店舗を展開していますが、雇用保険関係の手続きは、本社総務部勤労課でまとめて対応しています。正社員の手続きもありますが、契約社員は毎月必ず数十人単位で入退社が発生し、アルバイトも店舗で随時採用しています。多いときで月に約100件、年間で見るとのべ1000人分ほどに及びます」と語ります。
 申請のフローは、給与管理システムから必要なデータを抽出して、表計算ソフトで一部データを追加・修正をします。そのデータを「e-Gov 一括電子申請システム」に読み込んで、あとは、決められた手順で操作をすれば完了となります。
 同社の管轄であるハローワークでは、通常は翌平日に、件数などが多かったり処理が遅れたりする場合でも、翌々平日には交付されます。

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紛失や盗難のリスクを排除し
作業効率と生産性を向上

 ハローワークに出向く必要がなくなったことで、作業効率と生産性が向上しました。また、個人情報が記載された書類の持ち出す必要がなくなったことで、紛失や盗難などのリスクも排除できました。
 総務部 勤労課の橋本直子氏は、「ハローワークに出向いて申請をする場合、受付や交付の処理に待ち時間が発生します。そもそも、そのような待ち時間が無駄だということもありますが、それ以上に、ハローワークでの待ち時間が読めないので計画的に作業を進めることができませんでした。それが、作業効率を下げる大きな原因となり、担当者のストレスになっていました」と語ります。
 電子申請を利用すれば、待ち時間や移動時間を気にすることなく、自分のペースで計画的に作業を進めることができます。それが、結果的には担当者の全体的な作業効率や生産性向上に結びつきました。これまでと変わらない人員であっても、短時間で作業を終えることができるようになり、同じ時間内でもより多くの業務を処理できるようになりました。
 今後の取り組みについて、「まだ利用を開始したばかりなので作業者が固定していますが、今後はほかの担当者でも申請業務をできるようにしていきたいと考えています。また、『高年齢雇用継続基本給付』と『雇用保険育児休業給付』の申請に関しては、対象者も増えてきており、定期的に申請しなければならないので、すぐにでも導入の準備をはじめたいと考えています。※MBには引き続き高度な知見を活かした柔軟な対応で、当社業務の効率化と高度化をサポートしていただきたいと思います」と語ります。

※取材後、導入され現在活用中
2015年6月26日取材

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システム構成イメージ

■システム構成イメージ

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