メルトピア

経営基盤を強化するIT戦略

三菱電機メルトピア。様々な事例がご覧いただけます。

  • 巻頭特集

  • 経営基盤を強化するIT戦略
  • 2017年 11月号(No.231)
  • ICTを活用することで
    働きやすい環境を提供する
    「MINDスマートオフィスソリューション」

スマートオフィスとは、ICT の活用やファシリティーの工夫によって、誰もが働きやすく効率的に仕事ができる職場環境のことです。スマートオフィスの導入によって、生産性向上やコスト削減といった効果が期待できます。また昨今、日本の社会が取り組むべき課題として大きくクローズアップされている“働き方改革”を実現する手段のひとつとしてもスマートオフィスに注目が集まっています。三菱電機インフォメーションネットワーク株式会社(MIND)では、職場の特性に合わせた最適なスマートオフィスソリューションを提供しています。

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時代に合った職場環境を実現する
「MINDスマートオフィスソリューション」

 少子高齢化社会を迎え、労働人口の減少が予想される現代の日本では、企業にとって優秀な人材の確保と維持が重要な課題となっています。優れた人材がその能力を発揮するために欠かせないのが、効率的で働きやすい労働環境の提供です。非効率なやり方で無駄な作業に時間を費やしたり、日常的に残業を強いられたりするような環境では、今後、優秀な人材を集め、定着させるのは難しくなります。ワークライフバランスの実現やダイバーシティの推進、社員満足度の向上、さらには生産性の向上やコストの削減など、様々な課題を解決するためにも、今の時代に合った新しい職場環境を構築することが求められています。
 この新しい職場環境を実現するための手段として注目されているのが「MIND スマートオフィスソリューション」です。これは、ICT の活用やファシリティーの工夫によって、効率的で働きやすい職場環境を実現します。(図1)
 「MIND スマートオフィスソリューション」は、このスマートオフィス環境のコンサルティング・設計から運営までを、顧客の実情に合わせて提供、効率的で快適な新しい働き方の実現をサポートします。

注目されるスマートオフィス

■図1 注目されるスマートオフィス

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ペーパーレス化により
印刷の手間とコストを削減

 現代のオフィスは、パソコンやネットワークの普及によって、書類作成やデータ処理といった部分では効率化が進みました。その一方、多くの職場では、必要な資料がなかなか見つからない、同じ部署で重複した資料を作成してしまう、会議資料のプリントに非常に時間がかかる、空予約が多いために会議室が確保できないなど、昔から変わらない非効率な部分を抱えています。その多くはコミュニケーションや情報共有がスムーズにできていないことが原因です。
 「MIND スマートオフィスソリューション」では、コミュニケーションや情報共有の面でもICT 活用を広げることで、効率的でスムーズな業務遂行を支援します。
 例えば、ペーパーレス会議システムは、タブレット端末などで、資料を閲覧・共有できるシステムです。作成した会議資料をPDF でサーバーに保存するだけで全員が閲覧でき、発表者の操作に連動した表示や書き込みが可能です。従来のように、出席者の人数分の資料をプリントする場合と比較すると、会議の準備にかかる時間とコストを大幅に削減できます。また、直前になって訂正があった場合でも、データを差し替えるだけで済みます。
 加えて、保管資料の電子化を進めることで、プリントコストや保管スペースを削減でき、書類の検索や共有も容易になります。近年のサーバーやネットワーク、タブレットデバイスなどの進化により、本格的なペーパーレス化が可能になってきました。

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会議室予約管理システムで無駄を排除し
有効活用を促進

 多くの職場では、会議室の確保が難しいという問題を抱えています。その原因のひとつに、予約だけして実際には使わなかったり、予定より早く使い終わった部屋が分からずに利用できなかったりなど、スペースが有効活用されていないことが挙げられます。会議室予約管理システムは、限られた会議室の有効活用を可能にします。各会議室に専用の端末が設置され、利用者は入室時にチェックイン操作をします。もし予約時刻から一定時間内に利用者が現れなければシステムが自動的に予約をキャンセルし、ただちに他の人が利用可能になります。会議室の予約や延長、キャンセルもパソコンや各部屋の端末ですぐに行え、限られた会議室を無駄なく有効活用できるようになります。会議室の有効活用により、定時間内に会議が行えるようになり残業の削減につながった事例もあります。
 このように、会議ひとつをとってみても、ICT を活用したオフィスのスマート化によって、大きな効率化が図れます。さらにオフィス内にも打ち合わせやディスカッションに適したエリアや設備を設置したり、レイアウトを工夫したりすることで社員間のコミュニケーションや情報共有を大きく改善することが可能です。また、国内外に複数の拠点を持つ企業では、ビデオ会議システムを導入することで、拠点間での緊密なコミュニケーションを維持したまま、社員の出張の回数を減らすことが可能になります。

 

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MINDが定量評価を行った
ソリューションを提供

 MIND はスマートオフィスを実現する多種多様なソリューションを用意しており、顧客の実情に合わせた最適な組み合わせで提供します。特定のメーカーやキャリアに依存しないため、顧客にとって最善のソリューションを選択することが可能です。
 提供するソリューションの多くは、MIND が実際の日常業務の中で使用し、効果を確認しているものです。コンサルティングや提案においては、実践を通して得た課題解決の経験とノウハウが生かされています。導入を検討している顧客はMIND のスマートオフィスを見学することも可能で、検討の初期段階から、リアルなスマートオフィスのイメージを得ることができます。
 また、MIND ではソリューションの導入効果の定量評価も行っています。例えば、ペーパーレス化の推進によって、印刷コストは67 %減、紙の資料は63 %減、保管キャビネットは71 %減、業務時間は8 %の削減に成功しています。(図2、一部の部門に導入した効果)
 スマートオフィスの構築には、計画、設計から構築、運用まで多くのプロセスがあり、関連製品の範囲もハードウエア、ソフトウエア、サーバー、クラウド、ネットワークインフラなど多岐にわたり、導入後の管理とサポートも必要です。「MIND スマートオフィスソリューション」では、こうしたプロセスや関連製品にワンストップで対応、導入だけでなく運用も含め顧客の負担を最小限にすることができます。
 ICT ツールの進歩によって、スマートオフィスはますます効率良く、ストレスのない働き方を可能にしていくことは確実です。オフィス環境の改革は、企業が競争力を確保するうえで必要な条件になっていくでしょう。

 

MIND自身がスマートオフィスソリューションを使用して得られた導入効果

■図2 MIND自身がスマートオフィスソリューションを使用して得られた導入効果

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