メルトピア

経営基盤を強化するIT戦略

三菱電機メルトピア。様々な事例がご覧いただけます。

  • カスタマーリポート

  • 導入事例
  • 2008年 1・2月号(No.133)
  • 三菱重工業株式会社 長崎造船所
  • 統合ドキュメント管理「Manedge Leader」、
    利用権管理「DROSY」連携ソリューション導入事例
  • 文書の電子化、情報検索の高度化により
    e-文書法対応を視野に入れた情報活用基盤を構築

2007 年に創業150 周年を迎えた三菱重工業株式会社 長崎造船所は、わが国を代表する数多くの船舶を建造するとともに各種発電プラントを手がけるなど、船舶・機械製造を両輪に事業を展開しています。
同所では、製品製造に必要となる資材の調達過程で多種多様で大量な受発注伝票などの紙文書が発生しており、資材部門での保管管理は煩雑な作業でしたが、今回、効率的な管理を目指し、ペーパーレス化を推進。三菱電機インフォメーションシステムズ株式会社(MDIS)の三菱電機統合ドキュメント管理システム「Manedge Leader(マネッジリーダー)」を核とした先駆的な電子化文書管理システムを構築し、文書保管管理の負荷軽減と情報活用を実現しました。

画像:香焼工場

三菱重工 長崎造船所のなかで最大規模となる香焼工場。
LNG船などの建造やボイラを製造している

人物写真

企画経理部 情報・通信グループ
グループ長
山口 仙貴

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企画経理部 情報・通信
グループ
田中 栄司

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企画経理部 システム開発
グループ
久保田 恵美子

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資材部 資材企画
グループ
林田 裕子

e-文書法を視野に資材部門帳票の
ペーパーレス化を推進

 三菱重工業株式会社長崎造船所は幅広い分野で事業を展開し、日本の産業を牽引してきました。150年に及ぶ歴史を通じて培われた高い技術力は、今日も船舶の建造や高効率な発電プラントの建設、風車や太陽電池などの次世代エネルギー開発の大きな力として、産業の発展に貢献しています。企画経理部情報・通信グループグループ長の山口仙貴氏は語ります。
 「長崎造船所という名称から船舶のイメージをもたれることが多いのですが、火力発電プラントや、クリーンエネルギーを利用した風力発電プラントや太陽光発電システム、さらに宇宙分野など幅広い事業に取り組んでいます」
 高度な技術力を背景に事業に取り組む同所では、時代のニーズに対応したものづくりを推進するために、事業全般にわたる業務改革を推進しています。
 「当所では、全員参画の業務プロセス改革活動を推進しており、ペーパーレスへの取り組みも重要課題と考えています」(山口氏)
 こうした取り組みのなかで、資材部門で課題となっていたのが業務で発生する膨大な量の紙文書の扱いでした。
 「資材部門には注文書、見積書、検収書など税務上長期保存の必要がある紙文書が大量に発生します。その数は1 日8,000 枚から10,000枚に達します。これらの保管管理だけでも大変な負荷が生じていました」と資材部資材企画グループの林田裕子氏は語ります。
 山口氏は「課題として、ペーパーレス化の推進と必要な情報をすぐに検索できる環境の構築がありました。2006年4月に施行されたe-文書法に対応することにより、紙文書を原本として保管する必要がなくなり、ペーパーレス化と保管場所の問題は解決できます。また、文書管理システムの導入によって、検索性を高めることができます。そこで、e-文書法対応を視野に文書を電子化して管理・活用するシステムの構築を決定しました」と語ります。

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先駆的な電子文書管理システムを
短期間で構築

 文書管理システムの構築にあたりポイントとなったのが、電子化文書を管理・活用するソリューションでした。
 企画経理部情報・通信グループの田中栄司氏は「様々な文書管理システムを検討するなかでMDIS の『Manedge Leader』は膨大な量の電子化文書から必要な情報を高速に抽出できることと、加えてイメージや手書き文書も検索対象にした全文検索機能があり、電子化文書の情報共有化に最適であると評価しました」と語ります。
 また、同所は、電子化による情報共有促進の一方で、情報セキュリティー管理面においても、「Manedge Leader」と「DROSY(ドロシー)」を連携することによって、機密性が高い文書については、文書の閲覧制御、印刷制限などの利用権管理を可能とするセキュアな文書活用環境を実現。さらに、将来のe-文書法対応を見据え、MDISの「e-文書対応セキュア文書管理システム」をベースに電子署名と署名有効性延長を行う仕組みを構築しました。
 企画経理部システム開発グループの久保田恵美子氏は、「今回のシステム構築にあたり、様々なカスタマイズの要望を出しましたが、MDISには迅速かつ的確なサポートをしていただきました。電子化文書をシステムでチェックする工夫、読み込み処理の工夫、QRコード活用による工夫、当所の業務の流れに合わせて文書をファイリング・表示する工夫など、MDISの高度なシステム構築ノウハウによる細部まで行き届いた対応によって短期間で構築することができました」と語ります。
 電子化文書の管理、セキュリティー管理、e-文書法対応などすべてにわたりMDISの自社開発ソリューションで構築したことで、より適切なカスタマイズや保守サポートを実現しています。

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高度な検索性を活かし情報共有を推進
業務のスピードアップと品質向上を実現

 2007年8月から、「Manedge Leader」を核とした文書管理システムが稼働しました。文書の電子化によって資材部門の文書管理業務は大きく変わりました。このことについて林田氏は語ります。
 「文書の電子化によって検索性が向上しました。従来は注文日や処理番号などの紙の控え情報を調べ、それを目安に保管されている場所に出向き、膨大な量の紙ファイルの中から該当する書類を探していました。当所では保管場所が複数あるため、移動し必要な書類を探し出すまで時間と労力がかかっていました。現在ではブラウザに属性情報を打ち込むだけで、該当する文書が表示できるようになりました。また“ある取引先の文書を調べたい”という時でも、取引先名で検索するだけで該当するデータを表示することができ、業務効率が向上しました」

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電子化文書の利活用範囲を拡大し
業務改善を推進

 資材部門の文書を電子化する今回の取り組みによって、電子化文書の情報共有と利活用が促進されました。山口氏は今後の展望について次のように語ります。
 「資材部門におけるペーパーレスを発端にスタートした今回のシステム構築ですが、電子化文書の活用で様々な成果が生まれています。今後もペーパーレスに取り組んでいきますが、1日の処理量が膨大な資材部門帳票の電子化に成功できたことは、今後の取り組みにおける大きな足がかりとなると考えています。また、今回は見送りましたが、e-文書法対応についても継続して検討し、文書の保管についても改善を図ります。さらに、紙文書を出さないという観点でも取り組み、さらなるペーパーレスによる、業務改善や環境保全に取り組みます」
 150年にわたって常に時代をリードしてきた三菱重工 長崎造船所は、今回の先駆的な取り組みをはじめとした全所的な業務改革によって、さらなる飛躍を遂げていきます。

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説明図

システム構成イメージ

*MistyGuardは、三菱電機株式会社の登録商標です。
*EVERSIGN、DROSY、Manedge Leader、SignedPDFは、三菱電機インフォメーションシステムズ株式会社の登録商標です。
*QRコードは、株式会社デンソーウェーブの登録商標です。

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