メルトピア

経営基盤を強化するIT戦略

三菱電機メルトピア。様々な事例がご覧いただけます。

  • カスタマーリポート

  • 導入事例
  • 2008年 5月号(No.136)
  • 株式会社ゼンリン
  • 内部統制整備/評価支援ツール「TOOLMASTER/IC」、
    自己点検支援システム、内部監査支援システム導入事例
  • ITツール導入によって文書管理を効率化
    内部統制整備・評価の継続的な運用基盤を整備

地図データベース関連事業をグループの中核事業と位置付け、総合的なコンテンツ企業を目指す株式会社ゼンリン。同社は携帯端末やカーナビゲーションシステム、GIS(Geographic Information System)といった多様化する媒体への対応やパートナー企業との連携といった施策で事業の拡大を図るとともに、企業価値の継続的な向上を目的としたコーポレートガバナンスの強化に積極的に取り組んでいます。その一環となる内部統制報告制度への対応でも、2006年2月にプロジェクトを発足し、約 150事業拠点、連結子会社8社を対象にした内部統制基盤の構築に着手。有効性評価から不備の是正、内部監査に至る一連の業務を2008年3月までに完了し、同年4月からの制度対応に向けた正式運用を開始しました。この同社が推進する「財務報告に係る内部統制」の全サイクルで活用されているのが、三菱電機インフォメーションシステムズ株式会社(MDIS)が提供する「TOOLMASTER/IC(ツールマスター アイシー)」です。

画像:「ゼンリン電子地図帳Zi10」

豊かな情報量と信頼の機能に加え新高速検索エンジンを搭載し、軽快な操作性を実現した「ゼンリン電子地図帳Zi10」

人物写真

経営管理室
担当部長
大場 正志

人物写真

経営管理室
マネージャー
内場 幸広

将来に渡る膨大な文書管理に
ITツールの導入が不可欠と判断

 株式会社ゼンリンでは、経理部門を中心に2005年秋から「財務報告に係る内部統制」の基本方針についての検討を開始。2006年2月にCSR推進室(現経営管理室)と経理部門、各事業部門、情報システム部門のメンバーで構成する「財務報告に係る内部統制プロジェクト」を発足して、内部統制報告制度への対応に向けた本格的な活動を開始しました。
 同社が決定した内部統制の整備・評価範囲は、本社の経理部門に加えて、支店、出張所などを含めた約150の事業拠点と国内外の連結子会社8社に及びます。プロジェクトではまず、業務実態を把握するために主要な約60の事業拠点を対象にヒアリングを実施し、業務フローとRCM(Risk Control Matrix)を作成する文書化の作業に着手。同時に整備状況や運用状況を各部門の担当者が評価して記入する「自己点検シート」や、内部監査の結果を元に作成する「内部監査調書」の設計を進めていきました。
 こうした広範囲の事業拠点と業務プロセスを対象にした作業に対して、同プロジェクトが当初から認識していたのが、様々な文書を管理し、効率的な運用を支援するITツールの必要性。プロジェクトリーダーを務めた経営管理室担当部長の大場正志氏は、継続的な運用が求められるなか、ITツールの導入が不可欠だったという点を強調します。
 「将来に渡る膨大な文書の管理に人海戦術で対応できないことは明らかなため、当初からITツールの導入を構想していましたが、実際に各事業拠点で文書化を進める過程でその必要性を確信しました。また、私どもは監査証明の取得に必要な最低限の取り組みだけではなく、業務プロセスの標準化も推進し、例えば業務手順書や引継書として利用できる文書化を目指していましたから、標準化という点でもITツールが有効になる。プロジェクト解散後も、経理部門や内部監査部門などを中心とした継続的な運用を支援するためにはITツールが不可欠だったということです」

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自社の要望を実現できる柔軟性と
導入実績が選択の決め手

 文書化の作業と並行しながら、プロジェクトではITツールの導入を決定。複数の製品を比較検討したうえで、2007年3月にMDISが提供する「TOOLMASTER/IC」の導入を決定しました。
 「『TOOLMASTER/IC』は三菱電機グループですでに稼働していた点と、選定していた2006年秋頃に文書化以降の有効性評価作業のサイクルをいち早くパッケージに組み込んでおり、他社製品より信頼性が高いと判断しました。また、当社の実態に合わせた自己点検や内部監査という仕組みにカスタマイズで対応できる柔軟性を備えていたことも大きい。将来に渡って活用していく恒久的なシステムに対応できるベースができていた点が、選択の決め手でした」(大場氏)

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運用方針に最適化した
データ管理体系の構築も実現

 ゼンリンでは、2007年6月から「TOOLMASTER/IC」活用に向けた具体的な準備作業に着手しました。まずMDISがプロジェクトメンバーを対象に、システム構造やデータ管理の基本コンセプトなどを中心とした研修を実施。その後は実際の文書管理の構成など、運用方針を明確化する作業を推進していきました。
 ここで同社が採用した基本方針の1つが、事業拠点単位ではなく、販売管理や購買管理といった業務プロセス単位をベースに各事業拠点を紐付けるデータ管理です。経営管理室マネージャーの内場幸広氏は、こうした要件にも対応できる「TOOLMASTER/IC」の柔軟性を高く評価します。
 「使い勝手という観点から、標準化した業務プロセス単位での管理が当社にとって最適だと判断しました。『TOOLMASTER/IC』は、事業拠点単位での管理だけではなく、業務プロセス単位でもデータを登録し、参照できる。私どもの運用方針を活かせる柔軟性は非常に有効だと思います」
 すでにExcelベースで作成していたRCMはRCM連携機能によって「TOOLMASTER/IC」に取り込みました。2007年8月には、業務フローとRCMを全国の事業拠点から参照できる環境を整備し、運用テストを開始しました。
 同年9月から10月にかけては、プロジェクトのメンバーが各事業拠点を巡回し、運用に関する指導を実施。システム面では監査法人からアドバイスを受けた自己点検と内部監査に対応するため、「TOOLMASTER/IC」と相互にデータ連携した、自己点検支援システムを同年10月、内部監査支援システムを 2008年1月に導入しました。

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継続的運用に向けた
大きな成果を実感

 2008年3月までに内部監査を経て不備の是正を実施し、4月からは、2009年3月の内部統制報告書の作成、外部監査の実施に向けた正式運用を開始したゼンリン。「TOOLMASTER/IC」の導入によってすでに大きな成果を実感しています。
 「最も大きなメリットは、必要なデータをすべて一元管理できることにつきます。例えば今後改善される業務フローやRCMをメールで各事業拠点に配信してしまうと、どれが最新版かを確認できない状況にもなりかねません。次年度以降の運用を前提にすれば、私どもの要望でカスタマイズした自己点検支援システムと内部監査支援システムも含め、データは常に1つであり、同期のとれた状態で各年度単位に管理できるメリットは大きい。MDISの支援によって非常に使い勝手のよい仕組みを構築することができました」(内場氏)
 今後は正式運用の業務を推進しながら、2008年11月から12月にかけて自己点検、2009年の1月から2月に内部監査を実施する計画です。
 「今回の取り組みにおいて、『TOOLMASTER/IC』をプロジェクト初期段階に導入したことによって、予定通りに運用テストを進め正式運用を迎えることができました。さらに、適用初年度だけでなく、次年度以降における評価全体の実務作業の効率化も期待できます。自己点検や内部監査を実施したことで、会社としての明確な意思や判断を内部統制という仕組みの中に織り込むという主体性の重要性を改めて認識しました。今後、この基盤を活かし内部統制運用の質を高めていきます」(大場氏)
 ゼンリンは、独自の技術とノウハウを磨き、地図の活用を通じて、社会に新しい価値を創造します。

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説明図

システム構成イメージ

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