メルトピア

経営基盤を強化するIT戦略

三菱電機メルトピア。様々な事例がご覧いただけます。

  • カスタマーリポート

  • 導入事例
  • 2008年 6月号(No.137)
  • 株式会社スズケン
  • 内部統制整備/評価支援ツール「TOOLMASTER/IC」導入事例
  • 文書化3点セットをITツールに簡単に取り込み
    各拠点への指示、集約、評価作業を効率的に一元管理

“健康創造”を基本コンセプトに、企業グループとして医薬品卸、医薬品製造、医療関連サービスという幅広い領域の事業を全国展開する株式会社スズケン。医薬品流通のリーディングカンパニーとして「規模の拡大」、「営業力の強化」、「物流力の強化」を目指す同社は、法令遵守の徹底を図る行動規範に基づく、コンプライアンス強化の仕組み作りも積極的に推進しています。2008年4月1日から適用された内部統制報告制度への対応もその一環と位置付け、2005年10月から本格的な活動に着手。 2007年6月までに評価対象となる子会社4社を含めた文書化の作業をほぼ完了。2008年3月までに不備の是正と再評価に至る一連のテスト運用を終え、同年4月から本番年度の運用を開始しました。全国47都道府県すべてに拠点を配するスズケングループの「財務報告に係る内部統制」活動を支えているのが、三菱電機インフォメーションシステムズ株式会社(MDIS)が提供する「TOOLMASTER/IC(ツールマスター アイシー)」です。
 

画像:打ち合わせ風景

スズケングループでは、コア事業である医薬品卸売業を全国で展開するとともに、医薬品・医療機器の製造や、医療・健康にかかわる様々なサービスの提供など、卸の枠を超え、皆さまの健康で豊かな生活に貢献しています。

人物写真

内部統制室
室長
山田 秀一

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内部統制室
係長
伊藤 晃和

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内部統制室
本田 史絵

全国展開の事業特性に基づき
当初からITツールの必要性を認識

 金融庁が2005年7月に公表した「財務報告に係る内部統制の評価及び監査の基準のあり方について」の公開草案を受け、株式会社スズケンでは同年10月から、経理部門と営業管理部門、経営企画部門のメンバーを中心に、本格的な活動を開始しました。内部統制報告制度への対応に向け、同社が懸念していたのが、グループ全体で全国47都道府県すべてに営業拠点を配置した事業形態です。スズケン本体だけでも評価対象が29営業部、支店と物流センター合わせて 165ヵ所に及ぶため、有効性評価の指示や結果の集約などを手作業で実施するのが困難であることを認識していました。
 そこで同社では、現状分析に基づき財務報告に至る業務プロセスを改善しながら業務記述書と業務フロー図、RCM(Risk Control Matrix)といった文書化の作業を進め、それに並行して評価の指示や結果の集約・分析の作業を効率的に実施するためのITツールの調査を開始。文書化をほぼ完了した2006年末頃からは、導入を前提とした本格的な検討に入りました。
 この時点で決定していた評価範囲の対象は、スズケン本体と子会社4社。内部統制評価のベースとなる自己点検を実施する本社各部署および事業拠点の担当者は、100名以上に達します。今回の取り組みで中心的な役割を果たした内部統制室長の山田秀一氏は、有効性評価の作業を進める上でITツールが必須だったことを強調します。
 「内部統制報告制度の目的である信頼性確保のためには、100名以上に及ぶ担当者全員に対して同時期に点検項目を漏れなく指示し、点検結果を集約しなければなりません。また、時間的な制約があるため、各担当者の進捗状況のリアルタイムな把握が必要です。すべての担当者が着実に作業を進めてもらうためには、必要な作業やデータを効率的に管理できる基盤が不可欠でした」

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文書化3点セットとの
連携機能が選択のポイントに

 スズケンでは、自社開発という選択肢も視野に入れながら、複数ベンダーに依頼して製品を検討。最終的には2007年5月に、MDISが提供する「TOOLMASTER/IC」の導入を決定しました。
 「有効性評価の作業と必要なデータを一元的に管理できる、権限を明確に設定できるといった内部統制に特化した機能とともに重視したのが、Excelで作成されたRCMなどの文書を簡単に取り込める連携機能です。すでに評価手続きや評価方法の検討に入っていた私どもにとって、作成済み文書をITツールに合わせて再度作成する負担は大きい。この負担を軽減できることが選択の決め手でした」(山田氏)
 「TOOLMASTER/IC」の導入を決定した同社では、2007年7月に代表取締役社長直轄の組織として内部統制室を新設。この内部統制室が中心となり、2008年4月1日から正式に適用される内部統制報告制度への対応に向けたテスト運用の作業を開始しました。

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データと作業を紐付けた一元管理で
作業負担を大幅に軽減

 内部統制室では、本社各部署および事業拠点の担当者による自己点検作業を2007年10月から開始し、その後の内部監査、不備の是正と再評価、監査法人による模擬監査までを2008年3月に終えるスケジュールを策定して作業に着手。システム的な面では、内部統制の整備・評価で必要な一連の業務の基盤となる評価範囲と文書化3点セットについて、2007年8月から「TOOLMASTER/IC」へ登録を開始しました。内部統制室係長の伊藤晃和氏は、「TOOLMASTER/IC」導入による効果を次のように語ります。
 「Excelベースで作成されたRCMなどの既存文書を容易に取り込める機能により、短時間で登録作業を実施できました。また、事業拠点が多くても共通の点検項目はライブラリとして登録し、それをひな型として展開できたことで作業負担も大幅に軽減できました。こうした機能がなければ、10月から自己点検を開始するスケジュールで進めることは困難でした」
 自己点検作業を開始した10月以降、内部統制室では各担当者が「TOOLMASTER/IC」に入力したデータのチェックを実施。作業に携わった内部統制室の本田史絵氏は、必要なデータと作業を関連づけた一元管理機能の有用性を強調します。
 「評価結果を集約し、分析する立場から具体的に言えば、全国の事業拠点での点検進捗確認および提出された膨大な点検結果と、その証拠書類を効率的に一元管理することは非常に有益でした。仮にメールの添付ファイルでPDFやExcelの形式で送られてきたとすれば、コントロールごとに全拠点の結果を照らし合わせる作業が必要になり、それだけでも大きな負担になったはずです」

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コンプライアンス強化の一環として
内部統制対応を着実に推進

 内部統制室では、経理部門や内部監査部門などとも連携しながら内部監査や不備の是正と再評価といったテスト運用の作業を推進。2008年3月までに監査法人の模擬監査を終え、4月1日から本番年度の運用を開始しました。
 「内部統制報告制度の対応は、従来にはない新たな業務であり、運用実務の中で試行錯誤を繰り返しました。例えばRCMや評価手続きは、何度も見直し改訂を行いましたが、『TOOLMASTER/IC』で常に最新の状態で管理できました。また、発見された不備についても優先度に応じて対応することによって、当初の計画通りに作業を進めることができました」(山田氏)
 今回実施したテスト運用の作業で「TOOL MASTER/IC」上に保管したデータは次年度に移行できるため、「大きな組織変更がない限り、正式運用での作業負荷を大幅に軽減できます」と語る伊藤氏。今後、同社はコンプライアンスのさらなる強化につなげていく計画です。
 「薬事法に代表される厳しい条件の法制度対応が求められる以上、コンプライアンスの強化は当社にとって重要な経営課題であり、内部統制報告制度への対応もその一環です。つまり、財務報告に至るプロセスに問題がないことを可視化し、報告することが、規模の拡大や営業力の強化、物流力の強化といったグループ経営戦略遂行の前提となります。今回の取り組みにおいて、MDISのきめ細かな支援により内部統制報告制度の対応を着実かつ効率的に進める仕組みが構築できました。これからも『TOOLMASTER/IC』を活用し、コンプライアンス強化を着実に推進していきます」(山田氏)
 スズケンは、これからも医療・健康にかかわる領域で新たな価値を創造していきます。

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説明図

システム構成イメージ

*TOOLMASTERは三菱電機株式会社の登録商標です。
*Microsoft Excelは米国マイクロソフトコーポレーションの米国およびその他の国における登録商標です。

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