メルトピア

経営基盤を強化するIT戦略

三菱電機メルトピア。様々な事例がご覧いただけます。

  • カスタマーリポート

  • 導入事例
  • 2008年 7月号(No.138)
  • 大同工業株式会社
  • 内部統制整備/評価支援ツール「TOOLMASTER/IC」導入事例
  • グローバル展開も視野に入れた
    内部統制整備・評価の効率的な運用基盤を構築

国内で50%、グローバルで30%を超えるシェアを誇る二輪車用チェーンや四輪車エンジン用のチェーンを中核に、産業機械チェーン、リム・ホイール、コンベヤシステム、福祉機器など、“伝える、運ぶ”技術をコアに事業を展開する大同工業株式会社。同社は現在、 2008年4月に設置した内部統制監査室を中心に、内部統制報告制度への対応に向けた有効性評価の作業を進めています。この正式運用開始にあたり同社が重視していたのが、今後の積極的なグローバル展開も視野に入れた、内部統制の有効性評価を2年目以降も継続的、効率的に推進するための仕組み作り。その基盤として活用しているのが、三菱電機インフォメーションシステムズ株式会社(MDIS)が提供する「TOOLMASTER/IC(ツールマスターアイシー)」です。

画像:チェーン各種

世界中で「D.I.D」ブランドを確立している二輪車用チェーン(左下)と圧倒的な靜粛性を誇る四輪車エンジン用チェーン(右上)

人物写真

内部統制監査室
室長
堀江 利幸

人物写真

内部統制監査室
北嶋 ひとみ

継続的な運用を視野に
ITツールの必要性を認識

 大同工業株式会社では、経理や総務、経営企画部門などのメンバーで構成した「内部統制システム整備プロジェクト」を中心に、2006年10月頃から内部統制報告制度への対応に向けた本格的な活動を開始しました。同プロジェクトは金融庁が発表した実施基準(公開草案)などを参考に、評価範囲とすべき事業拠点や業務プロセス、必要な文書などの明確化をはじめ、より具体的な内部統制作業の検討を進めていました。
 こうした中、当初からプロジェクトが認識していたのがITツールの必要性です。プロジェクトで中心的な役割を果たした内部統制監査室室長の堀江利幸氏は、特に2年目以降の継続的な運用を前提にした、ITツールの選定が重要なポイントだった点を強調します。
 「初年度は文書化の作業負担が大きいことから、まずその負担の軽減を基準にITツールの検討を開始しました。しかし公開草案などの情報から、有効性評価や監査といったことを考えると、文書化作業に加えて、その後の運用を効率化できるITツールが不可欠だという認識がプロジェクト内で高まってきました」

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作業全体を把握できる機能と
信頼感が導入の決め手

 プロジェクトでは、評価範囲の明確化などの作業と並行し、文書化と運用という観点からITツールの検討を開始。2007年3月にかけて、サンプル版による試用なども含めた複数製品の評価を進め、最終的にMDISが提供する「TOOLMASTER/IC」の導入を決定しました。
 「まず、有効性評価の一連の作業をカバーする機能を備えている点がポイントでした。そうした機能は今後のバージョンアップで対応するという他の製品より、すでに三菱電機で導入しているという実績を重視したということです。また、『TOOLMASTER/IC』が、私どもが文書化のツールとして最適だと判断した、Microsoft Office Visioとの連携にアドオンで対応できることも高く評価しました」(堀江氏)
 さらに、プロジェクトが実際の試用で評価したのが、有効性評価の作業全体を把握できる機能でした。
「例えばテストという作業に対して、テスト手続きからテスト結果、不備の提出までを一画面で表示できるなど、作業の流れに沿って把握できる点が優れていました。また、作業手順をガイダンス表示してくれる機能も使いやすいと感じました(システムの使用イメージの画面例参照)。操作性に関しては、米国などのツールも十分に研究した上で、日本の状況に合わせてアレンジしたメリットが出ていると思いました」(堀江氏)
 大同工業が重視したのがパッケージとしての使いやすさだけではなく、内部統制に関するノウハウとサポート対応力の優れたベンダーでした。プロジェクトの実務を担当した内部統制監査室の北嶋ひとみ氏は、MDISに対する信頼感も重要なポイントだったと語ります。
 「製品の説明だけではなく、例えば米国の実例や三菱電機の内部統制の取り組みを元に、必要な作業や工数を具体的に説明してくれたことで、作業の全体像を把握できたことも非常に大きかったと思います。また、文書を作り込むといった実務レベルで支援していただけたことが、安心感につながりました」

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管理体系の変更にも
柔軟に対応するパッケージ

 プロジェクトが評価範囲として決定した事業拠点は、本社の5事業部と国内の子会社2社。2007年4月から、わかりやすさを重視した業務記述書と業務フローをまとめた文書やRCM(Risk Control Matrix)を中心に、文書化の作業を進めていきました。
 具体的にはまず、子会社の株式会社D.I.Dへのヒアリングを実施し、文書のひな型作成に着手。完成したひな型を「TOOLMASTER/IC」上にライブラリとして登録し、各事業拠点の担当者がそのひな型を参照しながら文書化を進めていきました。作成が完了した文書は各担当者が順次「TOOLMASTER/IC」上に登録。プロジェクトではそれらの文書の標準化を進めるとともに管理体系を検討し、明確にしていきました。
 「登録される文書が増えるに従い、例えば管理工数といった観点から、監査工数の削減を図るためにキーコントロールを共有するといった方針としました。自社にとって最適な管理体系を模索する中で、パッケージ製品でありながら様々な管理方法に対応できる『TOOLMASTER/IC』の柔軟性は非常に有効でした」(堀江氏)

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コンプライアンス強化に向けて
様々な用途の文書管理にも活用

 内部統制正式運用に向けてシステムを整備した後、大同工業では、プロジェクトを解散し、CSR委員会を設置するとともに内部統制監査室を新設。この内部統制監査室を中心に、2008年4月1日から有効性評価の正式運用を開始しました。
 「『TOOLMASTER/IC』は、事業拠点の担当者と私どもが共通のコミュニケーションツールとして活用できます。必要な文書を一元管理することで、常に最新の文書を共有できるため非常に効率的で、ワークフローを利用して指示を出せるメリットも大きいといえます。こうした仕組みができたことで、1 年間という制約の中でも効率的に作業を進められることを確信しました」(北嶋氏)
 また、2年目以降の運用負荷軽減という点でも、効果が期待されています。特に同社は、これまでにも中国での二輪車用チェーンの量産体制確立やタイでの四輪車エンジン用チェーン生産設備の新設を進めたほか、ブラジルにも製造・販売を担う子会社を設立しました。グローバル展開を積極的に推進する同社にとって、「TOOLMASTER/IC」は不可欠のツールと位置付けられています。
 「今後は評価範囲に、海外の事業拠点が加わることは間違いありません。その点でも、『TOOLMASTER/IC』は英語版も提供されているので安心です。海外拠点も含めた評価範囲が拡大すれば、こうした仕組みがなければ対応できないことは明らかです。2年目以降の運用負担を軽減するという点でも、 MDISのきめ細かいサポートによって内部統制評価作業の基盤を構築した意義は大きかったといえます」(堀江氏)
 今後は有効性評価の具体的な実務を推進していく大同工業。同社は内部統制の整備を進める一方、さらに他の領域でも「TOOLMASTER/IC」を活用することも検討しています。
 「初年度は財務報告に係る内部統制という部分に重点を置きますが、そこで多くの社員が『TOOLMASTER/IC』による一元管理や承認管理の効果を実感できれば、例えばISO9001:2000などの取り組みを、現状の紙ベースから同様の仕組みを活用した管理に移行するきっかけにすべきだと考えています。コンプライアンスの気運を高めながら、今後はリスクマネジメントなど、活用範囲の拡大も検討していきます」(堀江氏)
 大同工業は、世界を舞台に未来を先取りした新技術、商品開発を通じて明日の社会づくりに貢献していきます。

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説明図

システムの使用イメージ

*TOOLMASTERは三菱電機株式会社の登録商標です。
*Microsoft、Visioは米国マイクロソフトコーポレーションの米国およびその他の国における登録商標です。

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