メルトピア

経営基盤を強化するIT戦略

三菱電機メルトピア。様々な事例がご覧いただけます。

  • カスタマーリポート

  • 導入事例
  • 2008年 12月号(No.142)
  • 株式会社武蔵野フーズ
  • FAX受注システム導入事例
  • FAX受注業務の標準化によって
    全体最適を目指した柔軟な人材活用の基盤を確立

株式会社武蔵野フーズは、永年にわたる食品づくりのノウハウと最新の製造技術をもとに、おいしさ、安全性、そして経済性を追求しています。「低温・長時間(12時間)発酵」のパンを始め、パン粉・冷凍麺・食材・そして量販店向け惣菜の卸売り、さらには糖尿病食・腎臓病食・健康管理食を個人へ宅配する『健康宅配』事業も展開。食文化の向上にも積極的に取り組んでいます。同社は業務改革の一環として、パン・パン粉・冷凍麺の製造販売事業において、三菱電機インフォメーションシステムズ株式会社(MDIS)のFAX受注支援システムを導入。受注業務におけるペーパーレス化とオペレータによる業務の標準化を進め、より効率的な人材活用を推進する基盤を確立しました。

画像:工場外観
画像:惣菜と生パン粉

最新の設備が整った武蔵野フーズカムス第2工場と、おいしさ、高い安全性、リーズナブルな価格を実現した同社の惣菜と生パン粉

人物写真

執行役員 業務部
兼 システム企画部 部長
谷間 薫

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システム企画部
課長
岩元 竜雄

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業務部
梶原 由花

時代のニーズを捉えた
新しい食文化を創造

 「味」と「質」を追求した食材を取り扱う商社としてスタートした株式会社武蔵野フーズは、その後製造業に進出し、業務用のパン・パン粉・冷凍麺などの製造販売を中核に事業を展開。高い製品開発力を有する食品製造・卸事業者としてのノウハウを蓄積してきました。執行役員業務部兼システム企画部部長の谷間薫氏は次のように語ります。
 「当社は、これまで積み重ねてきた実績、ノウハウと先進の技術・開発力を組み合わせることで、おいしさ、高い安全性、そしてリーズナブルな価格を実現してきました。厳選した材料を用い、万全の工程管理のもとでお客様のニーズに合った食品を製造しています」
 同社が製造するパン・パン粉・冷凍麺は全国の外食産業・食品メーカー・食品問屋などにご注文に合わせて1年365日納品されています。そのため受注部門では、お客様からの注文を正確・迅速に処理し、受注内容を自社工場や営業倉庫に伝え、納品まで的確に管理することが不可欠です。この仕組みについて、システム企画部課長の岩元竜雄氏は語ります。
 「当社ではお客様からの注文を受注センターで電話やFAX、メールなどで受けています。FAXでご注文いただいたものは、オペレータがその内容をホストコンピュータに入力することで対応してきました。地道な営業活動の積み重ねにより、FAXの受注量が増加しており、このままではFAX端末の増設や、紙を扱うことによる業務が煩雑化していくという課題を感じるようになりました」

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お客様に負担をかけずに
ペーパーレス化と業務の標準化を実現

 武蔵野フーズでは、増加するFAX受注業務への対応として、システム化についての検討を開始しました。業務改革の一環としてシステム企画部が中心となり、システム化による業務の標準化とFAX出力用紙のペーパーレス化を目的に検討が重ねられました。最大のポイントとなったのは、いかにしてお客様に負担をかけることなく、これらの改革を実現するかでした。
 「身近で使いやすいFAXによる受注基盤はこれからも必須です。また、従来から利用している注文書の書式変更もお客様の負担につながることから、検討の対象外としました。そのうえで、どのような方法で業務の標準化とペーパーレス化を実現するか。この課題を解決するために様々なシステムが候補に上がりました」(谷間氏)
 最終候補に残ったシステムについて複数ベンダーから提案を受けた谷間氏は、採用を決めたMDISの提案について、次のように評価します。
 「MDISのFAX受注支援システムは、食品業界で導入実績が豊富であることに加え、当社の実情に合わせ、従来の受注環境からスムーズに移行できるシステム提案でした。FAX受注支援システムの説明についても、とてもわかりやすく、現場のオペレータの質問にも難しい専門用語を使わずに丁寧に対応いただけました」
 システムの構成や機能面についても、「MDISの提案は当初から二画面方式を採用したものでした。左画面で紙と同じFAXのイメージ画面を見ながら、右画面でホスト入力ができ、オペレータが違和感なく作業できることを評価しました」(岩元氏)

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検索機能の活用により
お客様対応をさらに向上

 新システムはMDISの支援によりスムーズに構築が進み、2008年4月に稼働開始しました。お客様が送信したFAXの注文書は受注センターのFAX サーバで受信され、お客様区分に合わせて担当オペレータのクライアントPCに配信。オペレータは二画面を使って受注情報をホストにデータ入力しています。業務部の梶原由花氏はオペレータ業務の変化についてこう語ります。
 「従来のように自分のデスクとFAXとの間を行き来することなく受注処理が行なえるようになりました。FAXのイメージ画面は従来のFAXを紙で扱っていた作業と大きな違和感がなく、スムーズに業務を進めていけます」
 システム化において、FAXを受信できたことを自動的にお客様へ返信する機能を採用したことで、オペレータによる返信業務の負荷も軽減されています。さらに、同社が蓄積してきた受注業務のノウハウが活かされ、業務効率化の工夫が凝らされています。
 「受注処理時に納品日など複数の検索キーワードを打ち込めるよう画面設計しました。当社の場合、お客様から受注した後にも注文内容の修正や問い合わせが寄せられます。そこで必要な時に検索キーワードを使って該当する注文書を簡単に検索することで、迅速なお客様対応が可能になります」(岩元氏)
 その効果は早くも業務の現場で実感されています。
 「お客様からのお問い合わせがあると、従来は膨大な保管ファイルの中から手作業で該当注文書を探していました。それが今では検索キーを入力するだけで、お客様ごとに分類されたわかりやすい注文内容の一覧が把握でき、とても便利になりました」(梶原氏)

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時代にあったサービスを提供し
さらなるお客様満足度向上へ

 今回のシステム導入によって、武蔵野フーズは業務改革と新たなサービス提供に向けた基盤構築を実現しました。
 岩元氏は今後の取り組みについて「現在は本社で受注センター業務を行っていますが、将来的に受注業務を製造拠点に分散化できれば、日配商品に求められるスピードや急な注文への対応力もさらに強化できます。こうした使い方も考えていきたい」と構想を語ります。
 経営的な観点から谷間氏は次のように語ります。
 「従来の受注業務は、お客様ごとに配置された担当オペレータが独自の工夫によって生産性を向上してきました。これが今回のシステム化によって受注業務が標準化されたことで、いわば部分最適から全体最適へのアプローチができたといえるでしょう。その結果、業務経験に関わりなく、担当のローテーションが容易になるとともに、新人のトレーニングも短期間で済みます。そうした人的資源の柔軟な活用と生産性向上こそ、最も大きなメリットです。このようなシステムの構築をサポートいただいたMDISには、今後も私どもの取り組みを支援していただきたいと思います」
 現在の「健康ブーム」に先駆け糖尿病治療食、腎臓病治療食を中心とした『健康宅配』に手がけてきた武蔵野フーズは、これからも高い製品開発力をもとに、お客様に安全でおいしい、食品を提供していきます。

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説明図

システム改善イメージ

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