メルトピア

経営基盤を強化するIT戦略

三菱電機メルトピア。様々な事例がご覧いただけます。

  • カスタマーリポート

  • 導入事例
  • 2009年 10月号(No.150)
  • エバラ食品工業株式会社
  • FAX受注システム 導入事例
  • 新しい情報配信型サービス「おしらせネット」
    効率的なセンターシステムから“見える安心”を発信

「おいしいものを、さらにおいしく」をスローガンに、消費者の幅広いニーズに応える様々な商品を食卓に届けるエバラ食品工業株式会社。“ 焼肉のたれ”や“黄金の味”などの定番商品をはじめとする各種調味料の受注業務を一手に担う受注センターでは、業務改革に取り組むなか、三菱電機インフォメーションシステムズ株式会社(MDIS)の「FAX受注支援システム」を段階的に導入しました。第1ステップでは、FAXOCRシステムを中核に導入することで、受注業務を効率化。次のステップでは、非定型帳票のエントリー専用画面を構築することで、さらなる効率化と平準化を実現し、顧客との接点を一元化した基盤を確立しています。

画像:各種調味料

“エバラならでは”のおいしさが支持されている『黄金の味』をはじめとした焼肉や鍋物に欠かせない各種調味料

人物写真

営業本部
需給管理室
室長
甲斐 義秀

人物写真

営業本部
営業企画室
室長
大貫 正人

人物写真

営業本部
需給管理室
担当課長
西明 恵美

拠点集約で顕在化した課題を
解決するシステム化に着手

 調味料をはじめとする食品の製造販売を主事業とするエバラ食品工業株式会社では、幅広い消費者ニーズに応える優れた開発力をもとに、数々のヒット商品を生み出してきました。営業本部需給管理室室長の甲斐義秀氏は、「1968年の発売開始からご家庭での焼肉のブームを生み出した『焼肉のたれ』と『黄金の味』は“エバラならでは”のおいしさが支持され、今もなおロング&ベストセラーを続けています。近年では、肉、野菜などのバランスのとれた食生活を意識した鍋物調味料や野菜まわり調味料が多くのお客様からご好評をいただいています」と語ります。
 同社の製品は、品質管理、安全管理が徹底された群馬、栃木、岡山の3工場で製造され、問屋を通じて全国の市場に流通します。受注業務について、現場で改革を推進してきた営業本部営業企画室 室長の大貫正人氏は次のように語ります。
 「当社では、グループ会社の株式会社エバラ物流と連携して、物流の最適化に向けた在庫の一元管理と配送拠点の整備を進めてきました。2001年より地域の営業拠点が担っていた受注業務についても集約を進め、2004年4月に現在の受注センターを設立しました」
 受注拠点を集約したものの、拠点ごとにローカル運用化された業務が散在するなど、受注業務の効率化・平準化が喫緊の課題でした。
 「受信したFAXにはOCR化できる注文書もあれば、OCR化が困難な非定型文書、さらには電話注文もあります。そのため、業務の大幅な効率化のために一気に刷新するには、コスト面の課題だけでなく、オペレータの管理や運用面でもハードルが高い。オペレータの早期育成化も大きな課題でした」と大貫氏は当時を振り返ります。
 そこで、エバラ食品ではこれらの諸課題を解決し、受注センター業務を着実に進化できるシステム化の検討を開始しました。

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定型帳票処理とFAX自動印刷で
顧客視点に立った業務改革を推進

 エバラ食品では、複数のソリューションを比較・検討した結果、MDISのFAX受注支援システムの導入を決定。その理由について大貫氏は、「MDISの提案は、従来の業務を進めながら変革を進めていく当社の事情に合致しており、しかも投資対効果の高い段階的な導入方式でした。また、食品業界での導入実績が豊富であることや、導入後にもきめ細かなサポート対応が期待できることがポイントになりました」と語ります。
 優先順位を踏まえたうえで第1ステップとして、リピート発注の多い業務用品を中心に定型帳票処理を行うFAXOCRシステムを中核に導入しました。
 「業務改革を図るうえでポイントとしたのが、お客様に発注の方法を変えていただくといった負担をかけないことです。MDISのFAXOCRでは、既存の製品在庫管理表を定型帳票として使用でき、しかも仕様変更にも柔軟に対応できるため、顧客の要望にも応えることが可能です。さらに、文字認識の精度が高いだけでなく、操作性に優れたインタフェースで受注業務を大幅に効率化することができます」(大貫氏)
 また、非定型帳票の対応については、顧客情報を付したFAX自動印刷でエントリー支援を行うことで大幅な効率化を実現し、次のステップの足掛かりとしました。受注業務の現場でまとめ役を担う営業本部需給管理室担当課長の西明恵美氏は、「紙を見ながら既存画面に入力を行う従来からのスタイルを変更することなく、これまで判別に時間を要したお客様情報が自動的に付加されて、わかりやすく仕分・印刷されるようになったことで、より迅速かつ正確に入力できるようになりました」と効果を語ります。
 さらに自動FAX返信機能により、全受注に対する返信処理が迅速に行われ、顧客からの問い合わせの減少、オペレータの負荷軽減にもつながっています。

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2画面PC&専用エントリー画面で
非定型帳票の受注処理を効率化

 FAXOCRシステムの導入によって、エバラ食品では定型(OCR)帳票を中心にエントリー効率化を実現しました。続く第2ステップとして着手したのが、受注業務の多くを占める非OCR帳票のエントリー業務の改革です。
 エバラ食品では、「誰が担当しても、すぐに業務の進め方が理解でき、効率的に受注処理を行うことをコンセプトとしました」と大貫氏が語るように、オペレータのスキルに依存せずに、新人教育にかける時間が短時間に済むシステムの構築が進められました。
 非OCR帳票の入力には、MDISが実績とノウハウを踏まえて提案した2画面PCのエントリー画面が採用されました。この専用エントリー画面は受注業務の効率化に向けて、操作上の工夫が随所に施されています。
 なかでも“実績パレット”は、顧客ごとの発注実績に基づいて定番の受注商品をパレット状に表示するもので、マウス操作だけでアイテムを入力でき、後は注文数を入力するだけでエントリーが完了します。さらに、間違えやすいボタンは類似した項目であってもあえて離れた位置に設置し、入力ミスを減らしています。電話注文の場合でも擬似的にFAX受注した画面操作に統一化し、実績パレットを活用することで、より的確かつ迅速に対応できるようになりました。
 「システム導入によって、オペレータの仕事への取り組み方も変わりました。例えば『備考欄を充実することで、もっと使いやすくなる』といった前向きな意見が増え、現場のモチベーション向上にもつながっています。また、受注業務の標準化によって、オペレータ教育の時間と手間を大幅に削減できました。さらに、受注業務のペーパーレス化や、データ一元化により、検索・問い合わせ対応の向上をはじめ、ファイリング作業の削減、省資源・省スペースによる環境負荷低減効果も生まれています」(西明氏)
 業務管理端末では、各オペレータの作業状況、抱えている未登録件数などが画面上で把握でき、作業負荷を平準化することにより、作業全体を効率化しています。

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構築・運用で培ったノウハウを
セールスサポートにも活用へ

 エバラ食品では投資対効果の高い段階的なシステム導入によって、受注業務の効率化・平準化をはじめ、様々な効果を実現しています。
 甲斐氏は、「最初の山場と見ていたゴールデンウイークの繁忙期にもFAX受注支援システムを導入したことで、着実な対応ができました。受注業務全体のフローを見直し、整備したことで文書証跡の確保などの受注業務に求められる内部統制上の効果も出ています。今回の取り組みにより、全国の顧客との接点が FAX受注支援システムに集約され、一元化・共有化されました。このシステムを中核に、今後はセールスサポートをはじめ、様々な企画、サービスの充実を図っていきたい」と語ります。
 エバラ食品は、新しい時代の食文化を創造する「調味料を核とした総合食品企業」を目指して、豊かで人に優しい社会の実現に貢献していきます。

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説明図

システム構成イメージ

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